GTDをはじめてみる〜その５〜
収集、処理、ときてその次は整理(Organizing)フェーズである。ここでは前のフェーズで処理した項目を適切な場所に整理していく。
ベースとなるのは以下の7つのカテゴリである。ここで重要なのはこのカテゴリを厳密に区別して使うということ。
- プロジェクトリスト (A "Projects" list)
- プロジェクト関連資料 (Project support material)
- カレンダー (Calendared actions and information)
- 次のアクションリスト ("Next Actions" lists)
- 連絡待ちリスト (A "Waiting For" list)
- 参考資料 (Reference material)
- いつかやる/多分やるリスト (A "Somdaty/Maybe" list)
まずアクションを実行する日付や時間があらかじめ決まっているものはカレンダーで管理する（私の場合はこれはフランクリンプランナーでやっている）。特にそういう制約がないアクションは「次のアクションリスト」で管理する。このとき「電話」「コンピュータ」「オフィス」などそのアクションを実行すべきコンテキスト別にリストを分けて管理しておくと便利である。そして作業を誰かに依頼したものについては、「連絡待ちリスト」で管理する。
次にプロジェクトである。GTDでいうところのプロジェクトというのは、2つ以上のアクションが必要となる事柄全てをさす。プロジェクトも基本的にはリストで管理するが、必要に応じてサブリスト化したり、コンテキスト別に分けたり、特別なプロジェクトだけ別にしたり、自分にあうやり方を見つければいい。ちなみに私は「会社」と「家」の2つに分けている。あとプロジェクトの実行をサポートする資料は別に整理しておく。リストではなくこのサポート資料をリマインダ代わりに使ってはいけない。
最後にアクションを必要としないものを整理する。参考資料は通常のファイリングシステムで管理すればいいし、今すぐにはやらないけれどそのうちやりたい項目については、「いつかやる/多分やるリスト」にまとめておく。なおGTDでは Tickler Fileというちょっと変わった管理システムも紹介されている。これは31個の日付フォルダと12個の月別フォルダを並べたあわせて43個のファイルフォルダを使って、今はアクションを必要としないけど将来必要になるという項目を整理するもの。
こちらのブログにTickler Fileの詳しい説明があるので参考になる。
ちなみにLifehacksで有名な http://www.43folders.comの名前もこの Tickler Fileが元になっているようだ。
続く...
